缩略图

美国奥林巴斯公司的成功故事

使用现代事件技术创建精简的解决方案
4.4美元

百万了

60

参与策划活动的人

2200

小时保存

24美元

年平均会议费用

一位男士在奥林巴斯公司的一次大型活动上发言

奥林巴斯陷入了昂贵的手工流程和过多的来回讨论,而他们全年计划数百项活动。这促使一名员工找到解决方案,以应对奥林巴斯庞大的活动周期,每年花费该公司超过2000万美元。省钱和避免压力是每个员工都能支持的游戏计划。

不同的流程和浪费的钱

在加入奥林巴斯团队后,会议采购副经理兼多元化和包容性理事会主席Kelly Pettis立即发现,该公司在活动采购和注册流程方面有巨大的改进空间。虽然大多数员工都负责策划会议,但奥林巴斯缺乏一个专门的会议部门。“我们的一些策划者使用第三方公司来获取更大的活动,”凯利解释道。虽然他们的事件被成功地执行了,但在计划阶段,他们陷入了昂贵的手动过程和过多的来回讨论。凯利说:“由于整个公司没有完整的既定流程,我们意识到,超过3900名奥林巴斯员工需要一种更简单的方式,既能面对面交流,又不会透支活动预算。”

奥林巴斯的业务涉及精密技术、医疗和外科产品、成像系统、相机和其他业务,因此他们依赖于合作来推动成功的创新。“我们有各种各样的会议,”凯利解释道。“我们全年有几种不同类型的销售会议,包括大型全国销售会议、经理会议、销售培训和专业教育。”对于奥林巴斯60多名全年都有额外全职职责的员工来说,各种各样的活动只是另一个挑战。凯利补充说:“我们的专业教育部门每年有超过150门课程利用房间,其中大约一半的活动利用会议空间。我们的销售培训部门负责预订房间,我们为使用我们产品的医生开咨询委员会会议,开经理会议,开部门会议——种类太多了。”

这项繁重而重复的任务促使凯利找到解决方案,以应对奥林巴斯巨大的活动周期,每年花费公司超过2000万美元。她指出:“当我们意识到我们在会议上花了多少钱时,我们认为采购是我们可以改进的第一种方式。我们开始调查Cvent。”

获得利益相关者的支持

Kelly努力获得奥林巴斯利益相关者的支持,将Cvent作为他们的主要解决方案,目标是将所有会议集中在该平台上。省钱和避免压力是每个员工都能支持的游戏计划。目前,任何超过10,000美元的会议都是通过Kelly获取,任何低于10,000美元的会议都是通过全国客户经理或酒店直接获取。她说:“我目前正在为2018年全国销售会议采购1300个房间夜和超过20万平方英尺的空间。如果我必须手动查找谷歌上的酒店,如果没有Cvent,我可能需要10个人。”在为一个活动采购了超过18家酒店三次之后,Kelly知道采购技术是必需的,也是策划如此大规模会议的唯一方法。

2015年11月,奥林巴斯还推出了一个中央采购部门,该部门建立了会议支出作为自己的类别,在Cvent工具内完成政策、流程和工作流。“会议日程大大提高了透明度,”凯利坚称。“我们知道公司里在举行什么会议。如果我们有两个不同的部门在同一个地点开会,我们可以把他们放在同一个合同上,或者用一个部门为另一个协商更好的价格。获得认同是团队的巨大胜利,参与的人越多,项目就会越成功。”Kelly已经为团队成员创建了一个活动模板,以及一个集成注册的新网站设计。这两项改进都引起了许多杰出参与者的注意。

一个采购成功

Kelly很高兴地注意到使用Cvent供应商网络和其他Cvent解决方案对组织的显著改善。她说:“自推出Cvent以来,我们总共节省了440万美元。”这对奥林巴斯来说是一个巨大的成功。团队的下一个目标是实施和培训Cvent系统中每个部门计划活动的员工。“这样我们就可以让每个事件都通过一个中央来源,不管成本如何,让我们完全透明,”凯利补充道。

凭借新的采购和管理技术,奥林巴斯团队已准备好席卷未来。他们继续寻找省钱的方法,为员工、客户和所有人改善活动体验。


成为下一个Cvent成功故事。

演示我们的解决方案从今天开始改变你的会议和活动。